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So erstellen Sie Rezepturen, Deklarationen, Spezifikationen und Kalkulationen auf einfachste Art und Weise

ReSy4 ist ein schlankes Rezepturensystem, das direkt aus der betrieblichen Praxis eines mittelständischen handwerklichen Fleischereibetriebes entwickelt wurde. Gefordert war eine übersichtliche und leicht zu bedienende Rezeptursoftware, die auf einfache Art und Weise alle im betrieblichen Alltag notwendigen Informationen liefert.

Der folgende Beitrag führt Sie in die Details der Bedienung ein. Durch einen Klick auf die kleinen Bilder erhalten Sie ein komplettes Bildschirmfoto zum jeweiligen Thema. Durch einen Klick auf dieses Bildschirmfoto kommen Sie wieder zum Ausgangspunkt zurück.

Der Startbildschirm

Der ReSy4-Startbildschirm zeigt die Liste der eigenen Rezepturen in alphabetischer Sortierung und er ist Ausgangspunkt für die verschiedenen Aufgaben. Die Rezeptur, die bearbeitet, als Produktionsauftrag gedruckt, kalkuliert, in den Nährwerten berechnet oder spezifiziert werden soll, wird über ein Kombinationsfeld ausgewählt. Diese Auswahl bleibt solange bestehen, bis sie geändert wird. Das bedeutet, dass das System auch immer mit der ausgewählten Rezeptur startet, mit der es beendet wurde.

Die graue Kopfleiste des Systems zeigt neben dem Namen ReSy4 den aktuellen Menüpunkt an. | top

Eigene Rezeptur erzeugen

Bevor eine Rezeptur bearbeitet werden kann, muss sie zunächst im System angelegt werden. Dazu wird auf der Startseite der Button "Neue Rezeptur erzeugen" geklickt. Sie kommen dann auf ein Formular, das im linken Drittel eine Liste der vorhandenen eigenen Rezepturen zeigt. Rechts ist eine leere Tabelle, in die Sie beliebig viele neue Rezepturen mit dem Namen und bei Bedarf mit Zusatzbezeichnung und Rezeptur-Nummer eintragen können.

Durch einen Klick auf den Button "Rezeptur erzeugen" werden alle Einträge in die Liste der vorhandenen Rezepturen übernommen. Damit können sie nun auch bearbeitet werden. In der grauen Kopfleiste führt der Button oben rechts zurück auf die Startseite. | top

Eigene Rezepturen bearbeiten

Im Formular "Eigene Rezepturen bearbeiten" geben Sie alle wesentlichen Daten Ihrer Rezeptur ein. Alle Eingaben hier beeinflussen die automatisch generierte Deklaration. Das gilt insbesondere für eine korrekte prozentuale Angabe des Schwundes wie auch für die genaue Wahl der jeweiligen GEHA-Sortierungsklassen.

Mengenangaben werden in der Regel als Werte in kg eingegeben. Dies geschieht in der Spalte "Menge". Die Spalte "Zugabe" ist gedacht für Gewürze, Gewürzmischungen und Hilfsstoffe, die in g pro kg zugegeben werden.

Wenn Sie beispielsweise eine Rezeptur so eingeben, dass das Material 100 kg beträgt, dann können Sie nun zwischen zwei Strategien wählen:

1. Sie geben die Zugaben in g pro kg ein. Dann wird ein Produktionsauftrag mengenmäßig nur auf der Basis des Materials gerechnet. Die Zugaben werden dieser Summe dann zugeschlagen, so dass ein Produktionsauftrag von 100 kg z. B. neben 100 kg Fleisch noch 5 kg Gewürze und Hilfsstoffe enthält. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass das Fleisch in glatten kg-Werten abgewogen werden kann.
2. Alternativ geben Sie die Zugaben auch in kg ein. Dann werden die Gewürze und Hilfsstoffe mengenmäßig mit in den Produktionsauftrag hineingerechnet, so dass ein Auftrag über 100 kg auch tatsächlich eine Rezepturmenge von insgesamt 100 kg ergibt.

Im Feld "Notiz für die Produktion" können Sie einen Hinweis eingeben, der dann auf dem ausgedruckten Produktionsauftrag im oberen Teil erscheint.

Wenn Sie den Zutaten Rezepturgruppen zuordnen, wird der Produktionsauftrag danach gegliedert. Welche Rezepturgruppen es gibt und in welcher Reihenfolge sie ausgedruckt werden, können Sie in den Stammdaten festlegen.

Mit einem Klick auf den Button "Deklaration aktualisieren" lösen Sie eine Berechnung sämtlicher Werte der Rezeptur aus. Dies bezieht sich auch auf Daten, die hier nicht sichtbar sind, z. B. auf die Bestimmung der Allergene, der Nährwerte, der chemischen Analyse und der Materialpreiskalkulation. Da die Berechnung sehr aufwendig ist, wird sie nicht automatisch ausgelöst.

Nach der Aktualisierung erscheint die Deklaration in den Feldern TopLabel (nur bei Rohwurst und Rohschinken) und Deklaration. Sie kann aus den Feldern kopiert werden und in Ihr Etikettenprogramm eingefügt werden. | top

Eine Rezeptur als Produktionsauftrag ausdrucken

Auf der Startseite finden Sie den Button "ProduktionsAuftrag ausdrucken". Er führt Sie zu den Produktionsaufträgen, wo Sie neben der Rezeptur auch die Produktionsmenge, die Anzahl der Chargen, das Produktionsdatum und Ihre Chargenkennzeichnung eingeben können.

Durch einen Klick auf den Button "<< ProduktionsAuftrag abspeichern" werden die Daten in die Produktionsstatistik übernommen. Die Tabelle der Produktionsaufträge ist zum bearbeiten freigegeben, damit Sie eventuelle Korrekturen vornehmen können.

Durch einen Klick in die obere linke Ecke der Tabelle können Sie alle Daten markieren und beispielsweise in eine Excel Tabelle kopieren. | top

Die automatische Produktionsstatistik

Im unteren Teil des Formulars "Produktionsauftrag drucken & abspeichern" legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Produktionsstatistik geführt werden soll. Darunter befindet sich der Button "ProduktionsStatistik anzeigen", der Sie auf das entsprechende Formular führt.

Die Liste "Renner & Penner" liefert Ihnen auf einen Blick die mengenmäßig umsatzstärksten Produkte in absteigender Sortierung. Daneben finden Sie hier Mengenstatistiken nach KW, Monaten, Jahren und Produktgruppen. Die Monatsstatistik können Sie beispielsweise auch für Ihre Quartalsmeldungen an die statistischen Ämter verwenden.

Auch hier sind alle Tabellen durch einen Klick auf die linke obere Ecke markierbar und kopierbar. | top

Zutaten und Fremdprodukte eingeben

Die allgemeinen Zutaten und die Gewürzmischungen und Hilfsstoffe, die Sie verwenden, können Sie selber in ReSy4 einpflegen. Ebenso ist es mit den Fremdprodukten, die Sie neben Ihren eigenen Produkten verkaufen. Der Vorteil der Beschränkung auf die tatsächlich verwendeten Zutaten und Fremdprodukte zeigt sich in der Praxis, wenn man sich z. B. bei der Suche nach Zutaten nicht durch unnötig lange Listen durcharbeiten muss. | top

BasisZutaten

Als BasisZutaten bezeichnen wir Mono-Produkte, also z. B. S II, Eis, Speisesalz, Thymian usw. Solche Zutaten verwenden Sie in der Regel für Ihre Produkte. Daneben gibt es BasisZutaten, die Sie nicht selber direkt verwenden, die aber in den von Ihnen eingesetzten Gewürzmischungen enthalten sind, wie beispielsweise E300 bzw. Ascorbinsäure.

Zu jeder BasisZutat können Sie festlegen, wie sie deklariert werden soll. Zum Teil sind solche Deklarationen vorgeschrieben, z. B. bei Fleisch. Sie können aber andererseits selber festlegen, ob Sie E316 oder Natriumisoascorbat auf das Etikett schreiben. Thymian, Majoran, Oregano usw. werden Sie in der Regel als "Gewürze" deklarieren.

Die BasisZutaten werden Kategorien zugeordnet, die anschließend über die Reihenfolge auf dem Etikett entscheiden. Außerdem ordnen Sie zu, ob es sich um ein Allergen, eine Sortierungsklasse oder eine E-Nummer handelt. Die Genauigkeit der Angaben über die BasisZutaten entscheidet anschließend über die Genauigkeit aller Berechnungen und Zuordnungen, die vom System automatisch vorgenommen werden.

Einen guten Überblick über die Zuordnung Ihrer BasisZutaten erhalten Sie, wenn Sie das Formular "Übersicht nach Kategorien" wählen.

Während Sie die BasisZutaten bearbeiten, sehen Sie links im Formular eine Tabelle, die auflistet, in welchen Rezepturen die jeweilige Zutat verwendet wird. | top

Definierte Zutaten

Definierte Zutaten sind zusammengesetzte Produkte, also beispielsweise die von Ihnen verwendeten Gewürzmischungen. Sie kennen die genaue Rezeptur in der Regel nicht, aber Sie haben das Etikett von der Verpackung. Auf dem Etikett müssen alle deklarationspflichtigen Zutaten stehen. Also werden die entsprechenden Zutaten quasi als Rezeptur ohne Mengenangabe eingegeben. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle.

Unterhalb der 2-Prozent-Grenze ist die absteigende Reihenfolge nicht mehr Pflicht. Es ist in diesem Bereich auch faktisch nicht mehr möglich, exakt zu sortieren, da die Rezepturen der Gewürzmühlen dafür offen gelegt werden müssten.

ReSy4 verwendet unterhalb der 2-Prozent-Grenze folgende Sortierung für die Deklaration: Gewürze, Zuckerstoffe, sonstige Zutaten, Aromen, E-Nummern, Primär-Verpackungen und schließlich Oberflächenbehandlungen. Innerhalb dieser Gruppen wird alphabetisch sortiert.

Zu Kontrollzwecken können Sie sich die Liste der definierten Zutaten ausdrucken.

Ebenso wie bei den allgemeinen Zutaten befindet sich auch in diesem Formular links eine Tabelle, die auflistet, in welchen Rezepturen die definierte Zutat verwendet wird. | top

Fremdprodukte

Auch bei Fremdprodukten sind Sie auf die Herstellerangaben auf dem Etikett angewiesen, wenn Sie beispielsweise vollständige Listen über alle Produkte ohne Lactose an Ihre Kunden weitergeben möchten. Da Fremdprodukte aber im Gegensatz zu Gewürzmischungen QUID-pflichtige Zutaten enthält, müssen Sie die Deklaration vom Etikett abschreiben.

Zusätzlich klicken Sie die entsprechenden Allergene an, die in dem Produkt vorhanden sind. Glutamat ist kein Allergen. Aufgrund häufiger Kundenanfragen ist dennoch auch für diesen Geschmacksverstärker die Möglichkeit der Markierung vorgesehen.

Wenn vorhanden, können Sie auch Angaben zu den Nährwerten eintragen. | top

E-Nummern

Für die korrekte Deklaration der von Ihnen verwendeten Gewürzmischungen und Hilfsstoffe brauchen Sie die darin enthaltenen E-Nummern. Die wichtigsten Lebensmittelzusatzstoffe sind bereits in ReSy4 eingepflegt und mit zusätzlichen Informationen verbunden. Hier finden Sie auch einen Link zu einer Website, die weitere Informationen zu Lebensmittelzusatzstoffen zur Verfügung stellt. | top

Kalkulation des Materialeinsatzes

Für die Materialpreiskalkulation können alle Zutaten mit Preisen versehen werden. Preisänderungen wirken sich auf alle betroffenen Rezepturen unmittelbar aus. Wenn mit Rezepturgruppen gearbeitet wird, werden die Kosten nach diesen Gruppen zusammengefasst. So können Sie beispielsweise sehen, welchen Anteil das Material, die Gewürzmischungen und die Därme an den gesamten Materialkosten haben.

Besonders viel Sinn macht die Materialpreiskalkulation bei den umsatzstärksten Produkten, die der "Renner & Penner"-Liste in der Produktionsstatistik entnommen werden können. | top

Nährwerte berechnen

Angaben über Nährwerte und Inhaltsstoffe von Lebensmitteln werden heutzutage immer häufiger nachgefragt. Daher ist es wichtig, dass sich der damit verbundene zusätzliche Aufwand in möglichst engen Grenzen hält.

In ReSy4 versehen Sie die Zutaten der Rezepturen, für die Sie Nährwerte berechnen müssen, mit den entsprechenden Angaben. Im oberen Teil des Formulars finden Sie zur Kontrolle die betroffenen Zutaten, im unteren Teil können Sie die entsprechenden Werte eintragen. Die Ergebnisse finden Sie dann sowohl im Formular KundenInfo als auch im Formular Spezifikationen. | top

Kundenanfragen bearbeiten

Die Zunahme allergischer Erkrankungen in der Bevölkerung sorgt für eine ständige Zunahme von Kundenanfragen. Hinzu kommen diverse öffentliche Diskussionen über Ernährung, Nährwerte, Lebensmittelzusatzstoffe usw. Damit solche Anfragen nicht zur Belastung werden, muss ihre Beantwortung schnell und unkompliziert möglich sein.

ReSy4 bietet Ihnen die Möglichkeit, Anfragen von Kunden schnell und einfach zu beantworten. Sie können Negativlisten erstellen, beispielsweise über alle Produkte, die kein Paprika enthalten. | top

Produktlisten

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, gefilterte Listen auszudrucken. So können Sie Ihre Kunden unkompliziert darüber informieren, welche Ihrer Produkte und Ihrer Handelsware kein Gluten, kein Ei, keine Lactose, keine Sellerie, keinen Senf und kein Glutamat enthalten.

Für große Kunden können Sie zusätzliche individuelle Produktlisten mit Deklarationen auf unkomplizierte Weise erstellen. | top

Spezifikationen

Unter dem Menüpunkt Spezifikationen finden Sie ein übersichtliches Formular. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, ohne großen Aufwand eine standardisierte Spezifikation Ihrer eigenen Produkte zu erstellen.

Darin werden die allgemeinen und sensorischen Produkteigenschaften von Ihnen beschrieben. Alle anderen Eigenschaften werden vom System automatisch berechnet. Dies gilt für die Deklaration, für die Ausweisung von Allergenen und für Angaben zur Primär- und Sekundärverpackung.

Mikrobiologische Werte werden entsprechend den Richt- und Warnwerten der DGHM angegeben. Die chemischen Werte und die Nährwerte werden automatisch neu berechnet, wenn Sie bei der Rezepturbearbeitung auf den Button "Deklaration aktualisieren" klicken.

Das Erstellen von Spezifikationen ist mit ReSy4 so einfach, weil Sie immer nach einem vorgegebenen Schema vorgehen. Per Mausklick können Sie Ihre Spezifikation ausdrucken. | top

Stammdaten

Unter dem Menüpunkt "Stammdaten bearbeiten" können Sie das System an Ihre Anforderungen anpassen. Beispielsweise können Sie Rezepturgruppen neu benennen oder deren Reihenfolge im Produktionsauftrag verändern.

Auch die rechtlichen Erklärungen, die am Ende jeder Spezifikation erwartet werden, werden hier einmal grundlegend für alle Spezifikationen eingepflegt.

Zusätzlich finden Sie hier die Datensicherung für Ihr System. | top

Informationen & Hilfestellungen

ReSy4 lebt von genauen Begrifflichkeiten. Damit Sie sich jederzeit exakt darüber informieren können, was wir Beispielsweise unter einer BasisZutat verstehen oder unter der Kategorie Gewürze, haben wir entsprechende Info-Links überall dort eingerichtet, wo dies notwendig werden könnte. Sie erkennen diese Stellen an dem kleinen blauen "i" im Kreis. Ein Klick darauf öffnet das dazugehörige Infofenster. | top

Technische Voraussetzungen

ReSy4 basiert auf dem Microsoft SQL-Server 2008 R2 Express (das ist die kostenfreie Version), ist damit netzwerkfähig und setzt eine aktuelle Windows-Umgebung voraus, also:

• einen PC oder ein Notebook mit Windows XP SP3 oder höher oder
• einen Server mit Windows Server 2003 oder höher

Für den oder die Arbeitsplätze, die mit dem System arbeiten, wird insgesamt mindestens eine Lizenz Access 2007 oder höher für die Einrichtung benötigt. An den Arbeitsplätzen selber kann dann mit der kostenfreien Version Access 2007 Runtime gearbeitet werden.

Wir empfehlen für den optimalen Betrieb Windows 7 Professional mit Access 2010. | top

Fachliche Besonderheiten

ReSy4 ist für alle handwerklichen Lebensmittelunternehmen geeignet, die nach Rezepturen arbeiten. Dabei haben wir unser System insbesondere auf die erweiterten Bedürfnisse von Fleischereibetrieben ausgerichtet.

Einerseits enthält ReSy4 die Leitsätze Fleisch und Feinkostsalate aus dem Deutschen Lebensmittelbuch, die in der Praxis noch vielfach verwendet werden, um die Verkehrsauffassung abzustimmen.

Andererseits ist auch die GEHA-Tabelle über die Sortierungsklassen hinterlegt. Auf dieser Grundlage werden dann für Fleischprodukte die Werte für Wasser, Fett, FE und BEFFE sowie Fremdwasser rechnerisch bestimmt.

Die QUID-Berechnungen für die Deklaration auf dem Etikett werden nach den vom DFV und Dr. Lutz vorgegebenen Methoden durchgeführt.

Die chemische Analyse wird rechnerisch für den Zeitpunkt der Herstellung ermittelt und basiert auf den Nährwerten, die Sie Ihren Zutaten zugeordnet haben. Alternativ können Sie die Spezifikationen mit den Werten der chemischen Analysen Ihres Labors bzw. beauftragten Labors veröffentlichen. | top

Individuelle Anpassungen

ReSy4 ist modular aufgebaut und läßt sich nach Ihren individuellen Wünschen jederzeit anpassen und auch erweitern. Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. | top